Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ARSOM LOYALTY a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels :

• Nom et titre : [À COMPLÉTER : nom et fonction du responsable]
• Courriel : roman@arsom.quebec
• Téléphone : +1 514 400-4139
• Adresse postale : [À COMPLÉTER : adresse postale]

Cette personne traite les demandes d’accès, de rectification, de retrait de consentement et de portabilité, ainsi que toute plainte relative au traitement des renseignements personnels.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous appliquons le principe de minimisation : nous ne recueillons que ce qui est nécessaire aux finalités déclarées ci-dessous.

2.1 Visiteurs du site arsom.quebec

2.2 Clients commerçants (utilisateurs du service)

Coordonnées professionnelles, informations de facturation, données de configuration du programme de fidélité, journaux d’utilisation de la plateforme.

2.3 Clients finaux des commerces (porteurs de carte)

Lorsqu’un commerce utilise ARSOM LOYALTY, les renseignements suivants peuvent être traités : identifiant de carte, prénom ou nom si fourni, courriel ou numéro de téléphone si fourni, historique de transactions de fidélité (date, commerce, points ou tampons attribués).

Dans ce cas, le commerce est responsable du traitement et ARSOM LOYALTY agit comme prestataire de services au sens de l’article 18.3 de la Loi : nous traitons ces renseignements uniquement selon les instructions du commerce et pour l’exécution du service.

Nous ne recueillons pas de données de paiement (numéros de carte bancaire), ni de renseignements sensibles au sens de la Loi 25 (santé, origine ethnique, opinions politiques, orientation sexuelle, données biométriques).

3. Finalités et fondement du traitement

• Fourniture du service — création et mise à jour des cartes, calcul des soldes, envoi des notifications liées à la carte. Fondement : exécution du contrat.
• Communications transactionnelles — confirmations, avis de service, factures. Fondement : exécution du contrat.
• Communications commerciales — infolettre, offres. Fondement : consentement exprès, distinct de l’inscription au service, conformément à la LCAP.
• Statistiques agrégées et amélioration du service — sur données dépersonnalisées.
• Sécurité, prévention de la fraude et obligations légales.

Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant un effet juridique n’est prise à votre égard. Si cela devait changer, vous en seriez informé conformément à l’article 12.1 de la Loi.

4. Consentement

Le consentement à la collecte est demandé de manière libre, éclairée, manifeste et distincte pour chaque finalité, dans des termes simples et clairs.

Le consentement aux communications commerciales est toujours séparé du consentement nécessaire à la fourniture du service : refuser l’un n’empêche pas d’obtenir l’autre.

Le consentement d’un mineur de moins de 14 ans ne peut être donné que par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans frais, en écrivant à roman@arsom.quebec ou, pour les notifications liées à une carte, en supprimant simplement la carte de votre portefeuille numérique.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Ils peuvent être communiqués :

• Au commerce dont vous détenez la carte de fidélité, qui en est responsable.
• À nos prestataires techniques (hébergement, envoi de messages, facturation), liés par contrat aux mêmes obligations de protection et de confidentialité.
• Aux autorités, lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir nos droits.

Les messages envoyés par le formulaire de contact du site transitent par Web3Forms (service d’envoi de formulaires, serveurs situés hors du Québec), qui les transmet à notre adresse courriel sans les utiliser à d’autres fins.

La liste des sous-traitants et des pays où ils opèrent est disponible sur demande : [À COMPLÉTER : lister les sous-traitants principaux et leur pays d’hébergement]

6. Communication hors du Québec

Conformément à l’article 17 de la Loi, toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec fait l’objet, avant sa mise en œuvre, d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte de la sensibilité des renseignements, des finalités, des mesures de protection en place et du régime juridique du territoire concerné.

État actuel de l’hébergement et des transferts : [À COMPLÉTER : préciser les juridictions concernées et la conclusion de l’EFVP]

7. Durée de conservation

À l’échéance, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible, conformément à l’article 23 de la Loi.

8. Vos droits

Vous disposez, sur simple demande écrite :

• Droit d’accès — obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir communication.
• Droit de rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Droit de retrait du consentement — à tout moment, pour l’avenir.
• Droit à la cessation de la diffusion et à la désindexation (art. 28.1) — lorsque la diffusion cause un préjudice sérieux à votre réputation ou à votre vie privée.
• Droit à la portabilité — recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.
• Droit d’être informé de l’usage de renseignements dans une décision automatisée.

Écrivez à roman@arsom.quebec. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande, sans frais (des frais raisonnables peuvent s’appliquer à la transcription ou à la reproduction, après vous en avoir informé).

Si vous êtes porteur d’une carte de fidélité d’un commerce, adressez d’abord votre demande à ce commerce, qui est responsable du traitement. Nous vous orienterons au besoin.

9. Mesures de sécurité

• Chiffrement des communications (HTTPS/TLS) sur l’ensemble du site et des interfaces de service.
• Chiffrement des données au repos et cloisonnement des données par commerce.
• Accès restreint au strict nécessaire, journalisé, et révoqué au départ de toute personne.
• Sauvegardes régulières et procédure de restauration testée.
• Registre des incidents de confidentialité et procédure de notification à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées en cas de risque de préjudice sérieux (art. 3.5 et suivants).

10. Témoins de connexion (cookies)

Le site arsom.quebec fonctionne avec un nombre minimal de témoins. Le détail — catégories, finalités, durées et moyens de refus — figure dans notre politique relative aux témoins.

11. Plainte

Si la réponse apportée à votre demande ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9, ou auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour les matières relevant de la LPRPDE.

12. Modifications de la politique

Cette politique peut être modifiée pour refléter une évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Toute modification substantielle des finalités fera l’objet d’une information préalable et, le cas échéant, d’une nouvelle demande de consentement.